Chilitaito Oy hyödyntää olemassa olevia työkaluja manuaalisen työn vähentämiseen

Teknologiahankkeen idea syttyy miltei poikkeuksetta arjen työn suorittamisesta. Manuaalisen työn paljous on yksi tärkeimmistä syistä, miksi digitalisaation mahdollisuuksia lähdetään kartoittamaan.

Chilitaito Oy tuottaa kokonaisvaltaisesti asiakkailleen moderneja IT-palveluita laajalla skaalalla aina laite- ja ohjelmisto toimituksista ICT kokonaispalveluihin. Teknologiahankkeen tarve syntyi manuaalisten tilausten täyttämisestä sekä liiketoiminnan kohtaamasta uudesta muutostilanteesta.

Oman toiminnan tarkastelussa havaittiin, että edelleenkin tiettyihin prosesseihin sisältyi lukuisia manuaali toimenpiteitä, jotka hidastivat order to cash prosessia ja nykyisten järjestelmien tarjolla olevia automaatio mahdollisuuksia hyödynnettiin kovin vähän.

Suuret tilausvolyymit aiheuttivat yleensä aina pullonkauloja tilauskäsittelyssä sekä vaativat suhteellisen paljon manuaaliseurantaa. Manuaalisia toimenpiteitä päätettiin parantaa automatisoimalla tilausjärjestelmistä tulevia myyntitilauksia sekä näiden taloushallinnan käsittelyä ostolaskusta oston maksatukseen ja kirjanpidon automaattisiin toimenpiteisiin nykyisiä järjestelmiä hyödyntäen.

Paransimme tuotannonohjausjärjestelmän, webbikaupan sekä taloushallintajärjestelmän välistä koneellista tiedonsiirtoa siten, että aiemmista manuaalivaiheista saatiin vähennettyä ~50 %, joka käännettynä tarkoittaa +50 % käsittelyvolyymin kasvattamista ilman lisäresursseja.

– Manuaalinen tilaustenkäsittely on aikaa vievää, inhimilliselle virheelle altista ja myös tekijöitä pitkässä juoksussa turhauttavaa. Halusimme korjata tämän epäkohdan prosessissa lisäämällä automaatiota, kertoo Chilitaito Oy:n toimitusjohtaja Markku Larkio.

– Tilausprosessissa katsottiin työläimmät ja aikaa vievimmät sekä kohdat, jotka olivat herkimpiä virheille. Näihin tuotiin ratkaisu automaation avulla, hän jatkaa.

Profiant Valmennamme tiimityöskentelyä ja johtamista

Liiketoimintaa on mahdollista tehostaa olemassa olevilla työkaluilla

Teknologiahanketta miettiessä usein tulee närästystä hankkeeseen liittyvistä softahankinnoista. Hyviä työkaluja on markkinoilla paljon ja niiden yhteensopivuudessa mennään helposti sekaisin.

Tämä johtaa siihen, että erilaisia keskenään keskustelemattomia ohjelmia on käytössä useita, kustannukset kasaantuvat ja jalkauttaminen hankaloituu. Teknologiahanketta kannattaakin lähestyä nykyisten omien työkalujen kartoituksella.

– Usein löytyy pieniä juttuja omista työkaluista, mitä ei välttämättä siinä arjen pyörityksessä huomaa. Tunnistamalla nämä olemassa olevat työkalut ulkopuolisen avun kanssa, liiketoimintaa voidaan tehostaa hyvinkin tehokkaasti, Profiantin Vesa Korkiamäki sanoo.

Työkalujen tunnistamiseen ulkopuolinen näkökulma

Yrityksen liiketoimintaa tarkasteltaessa ulkopuolisen näkökulmasta voidaan havainnoida asioita eri tavalla.

–  Usein liiketoiminnassa tulee sokeaksi omille toimintatavoille ja rutiineille, eikä oikeastaan ole aikaakaan tarkastella asioita ulkopuolisin silmin. Ulkopuolinen asiantuntija voi kyseenalaistaa kaikki prosessin yksittäiset toiminnot ja käyttää myös kertynyttä tieto-taitoa, mitä on nähnyt toimivan muilla yrityksillä. Muun muassa näistä syistä ulkopuolisen asiantuntijan ottaminen mukaan tuo arvoa prosessien kehityksen näkökulmasta, Larkio kertoo.

Tuloksia

– Lopputuloksena saimme tehokkaan ja laadukkaan prosessin sekä mikä on kaikkein tärkeintä, tyytyväisemmät työntekijät ja sitä kautta myös tyytyväisemmät asiakkaat, Larkio iloitsee.