Tarjouspyyntöjen sisältö
Ensin pyydettiin tarjoukset, joissa tuli olla kiinteä hinta määrittelyille, jotka toimittaja saisi tehdä itselleen sopivimmalla tavalla. Lisäksi pyydettiin esittämään ERP-projekti, sen toteuttaminen ja arvioitu kokonaiskustannus. Tarjouspyynnössä ei edellytetty muuta kuin perustoiminnallisuudet ja välttämättömät integraatiot. Toimittaja sai itse käydä läpi substanssiosaajien kanssa haluamallaan tavalla tarvittavat prosessit ja integraatioiden sisällöt toteutusta varten.
Tämän työn pohjalta toimittajan tuli dokumentoida, millaiset prosessit toteutetaan ja missä tarvitaan asiakaskohtaista toteutusta.
Älä yritä yli- tai alimäärittää itse, vaan anna toimittajalle tilaa valita itselleen sopivin tapa. Aseta vain reunaehdot.’
Hinnoitteluvaatimukset
Määrittelyjen jälkeen toimittajan tuli asettaa kiinteä hinta ERP-toteutukselle.
On täysin mahdollista antaa toimittajalle vapaat kädet määrittelyille, kunhan pidetään mielessä vähimmäisvaatimukset ja tiedostetaan, että projekti tulee esittää kiinteähintaisena toteutuksena. Lisäksi tulee esittää olettamukset ja edellytykset, joilla projektin kustannus pitää.
ERP-projekti ja sen seuranta
Viikkotason seuranta on välttämätöntä, niin sisäisesti kuin toimittajan kanssa.
Pidä viikkopalaverit ensin sisäisesti ja heti perään toimittajan kanssa. Fokus pysyy myös detaljien suhteen koko ajan.
Johdon sitoutuminen projektiin
Johdon sitoutumisesta on puhuttu FootBalancella pitkään ja sen takia toimitusjohtaja ja myös talousjohtaja olivat lähes joka kerta mukana viikkopalavereissa.
Vain osallistumalla ja aidosti kiinnostumalla johto voi osoittaa olevansa sitoutunut projektiin. Raporttien lukeminen ja käsien heiluttelu nurkkahuoneessa ei riitä (vaikkakin viikkoraportit ovat välttämättömyys).
Ohjausryhmän rooli ja tehtävät
Ohjausryhmän palaverit kerran kuukaudessa ovat pakollisia ja niissä ei pitäisi keskustella muusta kuin projektin edistymisestä, kustannusten pitävyydestä ja seuraavista vaiheista.
Valmistaudu, valmistaudu ja valmistaudu etukäteen…ei palaverin aikana tai viime tingassa.
Käyttäjätestaus (UAT)
UAT-vaiheen tärkeyttä ei voi väheksyä. Se on yksi tärkeimmistä vaiheista ja sillä saatetaan myös tuotantoon siirtyminen mahdollisimman helpoksi ja varmistetaan, että kaikki toimii.
Jokaisen tiimin jäsenen tulee saada kertoa mitä on tehnyt viimeisen viikon aikana sekä kertoa huolensa ja muut asiat avoimesti. Tämä ei kuitenkaan koske vain UAT-vaihetta, vaan koko projektia sen kestäessä. Projektipäällikön tehtävä on huolehtia, että kaikki saavat vastaukset ja ratkaisut huoliinsa muutaman päivän sisällä niiden esittämisestä.
Projektiryhmän henki ja fiilis
Tärkein asia projektissa on projektin henki, eli millaisella fiiliksellä projektitiimi on miten vahvasti he uskovat onnistumiseen. Tässä projektissa kysyttiin joka viikko fiilistä kaikilta osallistujilta. Keskiarvoksi saimme 4,4 (asteikolla 1-5), Heikoimmillaan se oli 3,71 juuri UAT-vaiheen lopussa. Parhaimmillaan se oli 5, joka tapahtui vain kolme päivää tuotantoon siirtymisen jälkeen.
Jos haluat sparrausta tai toteuttaa onnistuneen ERP-, CRM- tai muun IT-projektin, niin autamme mielellämme.