Kiire on yksi pahimmin arkea rajoittavista, kuluttavista ja uuvuttavista asioista. Kiire on kuitenkin ensisijassa tunne. Ahdistava tunne, joka aiheutuu pelosta ettei saa sitä tehtyä mitä pitäisi saada tehtyä. Ahdistus tulevan tulemisesta silmille – eikä sen saapumiseen ole valmiutta tai työkaluja. Kiire syntyy, kun tulevaan ei ole valmistautunut.
Kiire syntyy, kun tulevaisuudelle ei ole varattu aikaa, johon se voi saapua.
Kiireen aiheuttajat
Kiire ja sen myötä stressi syntyvät siitä, ettei henkilö hallitse omaa aikaansa. Kiire ei siis ole sama asia kuin se, että on paljon tekemistä. Kiire on sitä ettei tekemistä ole organisoitu ja ajankäyttö on tehotonta.
Kiirettä syntyy arjen pyörteissä hölmöiksi muotoutuneista käytännöistä, organisoinnin epäkohdista ja siitä miten teemme asioita. Syy voi olla myös, että ulkoisia vaatimuksia ei kyetä sovittamaan omaan ajankäyttöön suunnitelmallisesti priorisoiden.
Jos ajankäyttö on tehotonta, on se monesti merkki priorisoinnin tai suunnan puutteesta. Aikaa menee vääriin asioihin ja sinusta on tullut elämäsi kyytiläinen. Kiireen johtaessa meistä tulee reaktiivisia ja lopulta passiivisia – suunta, suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus katoavat. Teemme mitä pystymme ja saamme aikaiseksi mitä aikaiseksi satumme saamaan.
Kiire on paitsi tunne, myös suhteellinen asia
Se minkä yksi kokee tappokiireeksi, ei hätkäytä toista yhtään. Kun kaksi ihmistä, joilla on erilainen käsitys kiireestä työskentelee yhdessä, syntyy konflikti joka tekee tuloksellisen yhteistoiminnan vaikeaksi tai jopa mahdottomaksi.
Tästä syystä jokaisessa tiimissä ja työyhteisössä pitäisi olla yhdenmukainen käsitys siitä mitä kiire on ja mitä on olla kiireinen. Suhteelliset erot kiireen tulkinnoissa muodostuvat usein lähinnä siitä miten ihmiset organisoivat käytettävissä olevan aikansa. Ajanhallinta ei siis ole vain fiilisasia, vaan vaan parantaa myös työskentelyilmapiiriä ja työntekijäjoukon yhteistoimintaa.
Kiire on siis tunne, joka aiheutuu itsensäjohtamisen ja ajanhallinnan puutteista. Moni kokee kiirettä ja riittämättömyyttä ja käsittelee aikaa sekä määrittelee ajanhallintaa eri tavoilla jopa siinä määrin, että on suoranainen ihme että yhteistoiminta on mahdollista muiden kanssa.
Suuri osa organisaatioista ja työntekijöistä eivät käytä käytettävissä olevaa aikaa vaan kuluttavat sitä. Ne organisaatiot, jotka jotka eroavat tästä edukseen, ovat poikkeuksetta menestyviä ja johtavia alallaan.
Työelämän ajankäytön kymmenen lainalaisuutta
1. NYKYAIKAINEN TYÖNTEKO ON ITSENSÄJOHTAMISTA JA AJANHALLINTAA
Hinta mikromanageeraamisen asteittaisesta häviämisestä nykyaikaisilla työpaikoilta on, ettei kukaan johda ajankäyttöäsi puolestasi. Jos et tee sitä itse, toimintakykysi alenee merkittävästi, aikasi varastetaan ja käytetään jonkun muun tekemän ajanhallinnan hyväksi. Tämä stressaa ja tuo elämän hallinnan menettämisen tunnetta.
Ilman itsensäjohtamista ja kurinalaista ajanhallintaa työsi jää tekemättä siihen potentiaaliin johon voisit pystyä ja työn tulokset laajasti saavuttamatta.
2. TYÖPAIKKA EI OLE PÄIVÄHOITOPAIKKA
Töissä ei ole tarkoituksena kuluttaa aikaa, vaan käyttää sitä. Töissä toteutetaan tehtävää, jonka työnantaja on määritellyt. Vaikka työaika olisi liukuva tai sen käyttöä ei valvottaisi, organisaatio ostaa työntekijältä työaikaa vain tavoitteidensa saavuttamiseksi.
Miksi? Siksi, koska työpaikkaasi ei ole olemassa, jos organisaatiollanne ei ole tavoitteita.
3. KAIKKIEN KELLO KÄY. MAAILMA TAPAHTUU YMPÄRILLÄSI OLIT SIINÄ MUKANA TAI ET
Älä jää jalkoihin, vaan johda ja vaali aktiivisesti ainutlaatuista omaisuuttasi – aikaasi. Kukaan ei tee sitä puolestasi, mutta lähes jokainen ottaa mielellään aikasi omaan käyttöönsä.
Tiedä miksi ja mitä olet tekemässä. Mitä tuloksia pitäisi saada aikaiseksi. Sekä edelleen mitä mitä pitäisi tehdä niiden toteutumiseksi. Kerää kasaan myös ne tehtävät jotka tulevat ulkoa annettuna.
4. ÄLÄ TEE AIVOISTASI TODO-LISTAA, VAAN SÄÄSTÄ NE AJATTELUUN
Kirjoita kaikki tehtävät todo-listaan ja pilko ne pienempiin osiin. Siis ihan kaikki pienestä suureen, kiireettömästä kiireelliseen, tärkeästä yhdentekevään, normaalista outoon, toistuvasta harvinaiseen ja niin edelleen.
Niin ja tee se ihan heti kun tehtävä ilmenee tai tulee mieleen. Näin vapautat aivoista kaistanleveyttä ajattelulle ja hetkessä toimimiselle.
Vähennät näin kiirettäsi ja sen aiheuttamaa ahdistusta. Tiedät aina mitä pitää tehdä, kun kaikki tehtäväsi ovat todo-listassa.
5. KALENTERI EI OLE ILMOITUSTAULU VAAN HENKILÖKOHTAINEN TYÖKALU
Kalenterisi on ajankäytön sijoitussalkku. Kalenterissasi näkyy se mihin ainutlaatuisen aikasi tänään investoit ja miten olet priorisoinut aikainvestointisi.
Kalenteri merkinnät muuttuvat aina toiminnaksi. Miksi merkitsisit esimerkiksi kalenteriin jonkun ihmisen syntymäpäivän, josset sinä päivänä onnittelisi häntä merkkipäivän johdosta.
On tärkeää, että kalenterissa on tapaamisten ja tapahtumien lisäksi tauot ja työntekoblokit. Näihin aikataulutat tehtäviä todo-listastasi taikka delegoit ne muualle tehtäväksi. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, mutta vain puoliksi.
6. SUUNNITELTU TYÖ ON VAIN ”PUOLIKSI TEHTY”
Tie helvettiin on kivetty hyvillä aikomuksilla, sanotaan. Kunnioita aikaasi toteuttamalla suunnitelmasi. Voit korjata myöhemmin, jos tehdyt tehtävät eivät johda tavoitteiden saavuttamiseen kuten toivoit.
7. AIKAVARKAAT NALKKIIN
”Aikavaras” tulee sivulta keskelle tehtyjä suunnitelmia ja niiden toteuttamista. Se yrittää varastaa muuhun varaamasi ajan itselleen.
Jos aikataulusi ja sen toteuttaminen kohtaavat aikavarkaan, arvioi tilanne pikaisesti. Onko asia tärkeä – siis oikeasti? Onko se kiireinen – siis oikeasti? Vaatiiko sinun toimenpiteitä – siis oikeasti?
Jos asia on kiireinen ja tärkeä, katso kalenteria ja sovita se sinne siirtämällä ensimmäinen eteen tullutta vähemmän kiireinen tehtävä kalenterissa eteenpäin. Jos tehtävä on vain tärkeä mutta ei varsinaisesti kiireinen, lisää se todo-listaasi ja aikatauluta se kalenteriisi myöhemmin. Jos taas asia ei vaadi sinun toimenpiteitä, delegoi se muualle tai sano ei.
Kyllä, opettele sanomaan ei. Ystävällisesti toki ja ehkä auttaenkin. Kun arvostat aikaasi sekä tiedät mitä olet tekemässä ja minkä takia, pystyt sanomaan ei niihin tehtäviin jotka eivät liity tehtävääsi tai tavoitteisiisi.
8. ALOITA JA LOPETA PÄIVÄSI SEKÄ VIIKKOSI KALENTERIN PARISSA
Käy joka aamu läpi mitä päivään kuuluu. Käy päivän päätteeksi läpi tuliko hommat hoidettua ja jos ei, niin milloin ne hoidetaan.
Käy viikon aluksi tulevan viikon ohjelma läpi ja lopuksi mitä tuli edellisellä viikolla tehdyksi ja edelleen mitä sitä seuraavalla viikolla pitäisi saada aikaiseksi.
Aamun kalenterihetki valmistaa tulevaan ja virittää oikealle taajuudelle. Iltapäivän kalenterihetki virittää oikealle taajuudelle päättäen päivän selkeästi, jolloin siirtyminen palauttavaan vaiheeseen perheen, harrastusten, rentoutumisen ja levon parissa helpottuu ja selkiytyy.
Päivä on paketissa ja huomenna jatketaan.
9. TOIMI JOKAISESSA HETKESSÄSI REALISTISESTI
Tee viikko- ja päiväohjelmastasi toteuttamiskelpoinen. Suunnitelma on huono jos aika tai muut resurssit eivät riitä sen toteuttamiseen.
Aloita varovasti. Varaa tehtävän tekemiseen hieman enemmän aikaa kuin koet tarpeelliseksi. Varo kuitenkin varaamasta liikaa aikaa.
Kuuluisan ”Parkinsonin lain” mukaan työ täyttää kaiken sille varatun ajan – oli sitä aikaa paljon tai vähän.
Älä siis varaa liian paljoa saavuttaaksesi tuloksia tehokkaasti, mutta älä myöskään liian vähän saadaksesi tehtävät todella tehtyä. Jos tilanne on se ettei tehtävää saa tehtyä missään kohtuullisessa ajassa tai määräpäivään mennessä tehtyä, hanki ajoissa lisää resursseja.
Muista myös, että multitasking on myytti ja mahdottomuus. Tee vain sitä tehtävää mitä olit suunnitellut kulloinkin tehtäväksi. Ei muuta. Kunnioita aikaasi. Aivot eivät oikeasti pysty tekemään montaa asiaa kerrallaan vaan ”hyppivät” tehtävien välillä.
Hyppiminen on kuormittavaa ja uuvuttaa nopeasti ja tulosta ei synny, vaikkei tehtävät erikseen tehtynä eivät olisikaan kovin uuvuttavia.
10. TEE AJAN ARVOSTUKSESTA JA HALLINNASTA TAPA
Jokaisessa hetkessä luodaan sekä tulevaisuutta että historiaa. Mikään noista hetkistä ei palaa, eikä niitä ole loputtomasti, vaan ne loppuvat jossain vaiheessa yllättäen ja lopullisesti. Arvosta aikaa. Käytä sitä hallitusti ja harkiten.
Luo itsellesi päivittäinen toimintatapa. Kenties viikonloppuisinkin omien asioiden tiimoilta. Lopeta unelmointi ja käytä aikasi tavoitteellisesti siihen mitä haluat saada aikaiseksi.
Meillä kaikilla on joka päivä käytössä 24 tuntia, josta työn tekoon on varattu 8 tuntia tai 40 tuntia viikossa. Meillä kaikilla on vastuualue, jonka piirissä tapahtuvat toimet pitäisi saada menestyksekkäästi toteutettua tuossa ajassa ilman kiireen tunnetta.
Lopuksi
Kiireen edessä ei tarvitse antautua. Sen sijaan, että annat kiireen hallita elämääsi, ota askel taaksepäin ja arvioi tilannettasi. Kiire syntyy, kun aika ja tehtävät eivät ole tasapainossa. Luo selkeä suunnitelma ja priorisoi tehtävät, jotta hallitset aikaasi eikä kiire hallitse sinua.
Muista, että sinulla on valta päättää, miten käytät aikasi. Älä anna kiireen viedä sinulta iloa ja merkitystä. Johtamalla aikaasi viisaasti voit saavuttaa enemmän ja elää täysipainoisempaa elämää ilman jatkuvaa kiireen tunnetta.
Elämänhallinta on pitkälti oman ajankäytön hallintaa. Kun tunnet kiireen ottavan vallan, pysähdy hetkeksi ja pohdi, mitä voisit tehdä toisin.
Käytä kalenteria ja tehtävälistoja apunasi ja jaa suuret tehtävät pienempiin osiin. Näin sinulla on selkeämpi kuva siitä, mitä sinun tulee tehdä ja milloin. Tämä auttaa sinua välttämään ylikuormitusta ja keskittymään olennaiseen.
On myös tärkeää oppia asettamaan rajoja. Älä pelkää sanoa ei tehtäville, jotka eivät ole tärkeitä tai kiireellisiä. Näin voit keskittyä siihen, mikä todella merkitsee. Ajan hallinta ei ole pelkästään tehokkuuden lisäämistä, vaan myös hyvinvoinnin parantamista.
Kun hallitset aikaasi paremmin, huomaat pian, että kiireen tunne vähenee ja stressitasosi laskevat. Tämä ei ainoastaan paranna työtehoasi, vaan myös yleistä elämänlaatuasi.
Muista, että kiire ei ole pysyvä tila. Se on hallittavissa oleva asia, joka vaatii tietoista päätöksentekoa ja suunnittelua. Ota vastuu ajankäytöstäsi ja luo itsellesi sellainen elämä, jossa kiire ei ole jatkuva seuralainen.
Johtamalla aikaasi viisaasti voit elää tasapainoisempaa ja merkityksellisempää elämää.
Pysähdy, hengitä ja ota aika haltuun – elämäsi on arvokas ja ansaitsee tulla eletyksi ilman kiireen kahleita.
Max Nyman
Max on kokenut markkinointi- ja myyntialan ammattilainen. Viimeisen 25 vuoden aikana hän on työskennellyt vaativien suuryritysten kansainvälisten ja globaaleiden B2C- ja B2B-markkinoijien sekä nälkäisten haastajien kanssa.
Vuonna 2016 Max aloitti johtamaan perhensä yritystä, joka toi maahan korkealaatuisia viinejä, portviinejä ja samppanjoita Portugalista, Espanjasta ja Ranskasta.
Max vaikutti Profiantissa vuosina 2020 – 2022. Hän toimii nykyään Valve Oy:ssä markkinointijohtajana.