IT-kustannusanalyysi on systemaattinen selvitys siitä, mihin yrityksen IT-rahat menevät, saadaanko palvelut markkinahintaan ja tukevatko kustannukset liiketoiminnan tavoitteita.
Useimmat yritykset käyttävät 4–8 % liikevaihdostaan IT-kuluihin, mutta harvalla on selvää kuvaa siitä, menevätkö rahat oikeisiin asioihin. Laskuja tulee eri toimittajilta, osa kuluista on kiinteitä, osa yllättäviä ja kokonaiskuva hämärtyy.
Kaikki tämän artikkelin esimerkit ja luvut perustuvat todellisiin Suomessa toteutettuihin projekteihin.
IT-kustannusanalyysi vastaa kolmeen kysymykseen
1. Onko IT-kustannustaso järkevä suhteessa liiketoimintaan?
2. Maksetaanko palveluista käypää markkinahintaa?
3. Menevätkö IT-kulut oikeisiin asioihin vai pelkkään ylläpitoon?
IT-kustannusanalyysi sisältää yrityksen kaikkien IT-kulujen läpikäynnin: lisenssit, ylläpito, tuki, infrastruktuuri, kehitystyö ja ulkoistetut palvelut. Kulut verrataan toimialan keskiarvoon ja markkinahintatasoon.
Analyysi paljastaa sekä säästöpotentiaalin että piiloriskit, jotka eivät näy tavallisessa IT-raportoinnissa.
Kun yhdellä toimittajalla on tietoliikenneratkaisut, toisella pilvipalvelut, kolmannella tietoturva ja neljännellä tekoälyratkaisut, kokonaiskuva hämärtyy.
Laskuissa lukee ”ylläpito” tai ”tukipalvelut”, mutta mitä ne sisältävät? Millainen hinta-laatusuhde on verrattuna markkinaan?
Onko kustannustaso järkevä?
IT-kulut voivat olla 1,3 % tai 7,8 % liikevaihdosta, ja molemmat voivat olla joko liikaa tai liian vähän. Kustannustaso ei kerro koko totuutta. Oleellista on, mitä rahoilla saa ja millaisia riskejä ympäristö sisältää.
Tukkukauppa, joka maksoi liian vähän
Yrityksen IT-kustannukset olivat vain 1,3 % 21 miljoonan euron liikevaihdosta, noin 273 000 euroa vuodessa. Näennäisesti tehokas ratkaisu. IT-kustannusanalyysi paljasti, että 50 % liikevaihdosta tuottava verkkokauppa-alusta oli yli seitsemän vuotta vanha.
Päivityksen viivästyminen oli todellinen riski menettää asiakkaita ja liikevaihtoa. Alhaiset IT-kulut voivat peittää riskejä. Vanhentunut teknologia, puutteelliset varmistukset tai heikko laitekanta näyttävät kulutaulukoissa säästöltä, mutta yhden vikatilanteen hinta voi olla moninkertainen.
Koulutusyhtiö, joka maksoi liikaa
250 miljoonan euron liikevaihdolla toimiva yritys käytti IT:hen 7,8 % liikevaihdostaan, noin 19,5 miljoonaa euroa vuodessa. IT-kustannusanalyysi osoitti, että merkittävä osa kuluista oli kertynyt vuosien varrella ilman, että kukaan oli kyseenalaistanut niiden tarpeellisuutta.
Säästötavoite asetettiin alle 6,5 %:iin ilman, että toiminta heikkeni. Säästöpotentiaali oli yli 3 miljoonaa euroa vuodessa. Korkeat kustannukset puolestaan kertovat siitä, että yritys maksaa palveluista liikaa tai palvelut eivät vastaa liiketoiminnan tarpeita.
Saatko palvelut käypään markkinahintaan?
Kun yksi toimittaja hoitaa kaiken tai suurimman osan IT-palveluista, toimittajariippuvuus näkyy hinnoissa. Jos IT-ympäristö on heikosti dokumentoitu ja toimittaja tietää olevansa korvaamaton, IT-palveluiden hinnoittelu ei seuraa markkinakehitystä.
Markkinahinnan selvittäminen vaatii vertailua, mutta ilman selkeää kuvaa siitä, mitä palveluita käytetään, kilpailutus on mahdotonta.
Miten kilpailutat palvelun, jonka laajuutta et tunne? Miten vertaat tarjouksia, joiden sisältö ei ole vertailukelpoista?
Pakettihinnoittelut ovat erityisen hankalia. Kun toimittaja laskuttaa ”IT-palvelupaketista”, joka sisältää kaikkea tuesta ylläpitoon ja kehitykseen, kokonaiskuva pirstoutuu.
Mikä osuus hinnasta menee mihinkin? Onko jokin osa-alue selvästi ylihinnoiteltu?
Pörssiyhtiö, jonka hinnat eivät olleet markkinatasolla
30 miljoonan euron liikevaihdolla toimiva yhtiö käytti IT:hen 3,3 % liikevaihdostaan, noin 990 000 euroa vuodessa. Kohtuulliselta vaikuttava taso, eikö totta?
IT-kustannusanalyysi osoitti, että palvelut eivät vastanneet hinta-laatusuhteeltaan käypää markkinahintaa.
Kilpailutuksen jälkeen yhtiö säästi 20 % IT-kustannuksista, noin 198 000 euroa vuodessa.
Menevätkö kulut oikeisiin asioihin?
IT-kulut jakautuvat kolmeen kategoriaan: ydinliiketoiminnan pyörittäminen, kasvun mahdollistaminen ja innovaatio. Näiden välinen tasapaino kertoo, miten IT tukee liiketoimintaa. Jos kaikki rahat menevät ylläpitoon, IT-investoinnit kasvuun ja kehitykseen jäävät tekemättä.
Tekoälyn osalta kysymys on ajankohtainen. Yritykset investoivat tekoälytyökaluihin, mutta jos data on hajallaan eri järjestelmissä, sen laatu on heikko tai henkilöstöllä ei ole osaamista hyödyntää työkaluja, investointi ei tuota.
Tekoäly vaatii toimivan dataperustan, selkeät prosessit ja koulutetun henkilöstön. Ilman näitä se on kuluerä ilman vastinetta.
Yrityskehitysyhtiö, joka ei kehittänyt itseään
3 miljoonan euron liikevaihdolla toimivan yrityksen missio oli kehittää muita yrityksiä innovoimaan palveluitaan. IT-kustannusanalyysi paljasti, että yhtiön omat investoinnit innovaatioiden kehittämiseen olivat 0 %. Kaikki rahat menivät perusjärjestelmien ylläpitoon.
Jos kaikki rahat menevät perusjärjestelmien ylläpitoon ja vianselvitykseen, yrityksellä ei jää resursseja kehittää toimintaansa. Jos investoidaan jatkuvasti uusiin työkaluihin ilman, että perusta on kunnossa, seurauksena on hauras ympäristö, jossa ongelmat kasautuvat.
Mitä IT-kustannusanalyysi paljastaa?
Kustannusten ennakoitavuus
Kun merkittävä osa IT-kustannuksista ei ole ennakoitavissa, IT-budjetointi muuttuu arvaukseksi. Yllättävät laskut tulevat vikojen korjauksista, yllätysprojekteista tai toimittajan tulkinnoista siitä, mitä palvelusopimus sisältää.
Tukkukaupan tapauksessa 30 % IT-kustannuksista, noin 82 000 euroa vuodessa, ei ollut ennakoitavissa. IT-kustannusanalyysin jälkeen ennakoitavuus parani yli 60 %.
Piiloriskit
Alhaiset varmistuskustannukset näyttävät säästöltä, mutta ne ovat riski. Eräässä 23 miljoonan euron liikevaihdolla toimivassa organisaatiossa IT-kustannusanalyysin toteutuksen aikana huomattiin, että palvelimien tai henkilöstön tietokoneiden kriittistä dataa ei varmistettu riittävästi.
Yhden vikatilanteen tai kyberiskun seuraukset olisivat olleet vakavat. Kun varmistukset saatettiin kuntoon ja infrastruktuuripalvelut kilpailutettiin, säästöä kertyi noin 140 000 euroa vuodessa ja samalla IT-riskit pienenivät merkittävästi.
Vanhentunut laitekanta heikentää henkilöstön työtyytyväisyyttä ja kasvattaa vianselvitykseen kuluvaa aikaa. Nämä eivät välttämättä näy IT-laskuissa, mutta vaikuttavat tuottavuuteen.
Toimittajariippuvuus
Kun IT-ympäristö on heikosti dokumentoitu ja yksi toimittaja tietää kaiken, yritys on haavoittuvassa asemassa. Toimittajaa ei voi vaihtaa ilman riskiä ja tämä näkyy hinnoittelussa ja palvelutasossa.
IT-kustannusanalyysi tuo esiin riippuvuudet ja auttaa rakentamaan läpinäkyvämpää toimintamallia. IT-toimittajien hallinta edellyttää dokumentoitua ympäristöä ja kilpailukykyisiä sopimusehtoja. Dokumentaatio, selkeät sopimukset ja useamman toimittajan malli pienentävät riskiä.
Mistä aloittaa?
IT-kustannusten todellinen tila saattaa olla vaikea nähdä organisaation sisältä käsin. Kun on vuosia rakennettu ympäristöä tiettyjen toimittajien kanssa, siitä tulee käytännön normi. Hintataso tuntuu kohtuulliselta, koska vertailukohta puuttuu. Riskit eivät näy, koska järjestelmät toimivat.
IT-kustannusanalyysi kannattaa teettää ulkopuolisella ja puolueettomalla taholla, jolla on laaja näkemys toimialan hintatasoista ja käytännöistä. Ulkopuolinen analyysi tuo vertailutiedon, jota organisaatiolla itsellään ei ole. Se näyttää, mitä vastaavat yritykset maksavat ja mihin ne kohdentavat budjettiaan. Puolueettomuus on olennaista – analysoijalla ei saa olla sidoksia IT-toimittajiin eikä intressiä suosia ketään.
Analyysi alkaa tiedon keräämisestä. IT-kulut, sopimukset ja palvelukuvaukset kootaan yhteen ja verrataan markkinahintatasoon. Tulos on selvä kuva siitä, missä kustannustaso on järkevä, missä maksetaan liikaa ja missä säästetään vääristä asioista.
IT-kustannukset johtamisen välineenä
IT-kustannukset eivät ole tekninen asia, vaan johtamiskysymys. Ne kertovat, miten yritys allokoi resurssejaan, hallitsee riskejään ja rakentaa kilpailukykyään. Kun tiedät, mihin rahat menevät ja mitä niillä saat, IT-päätökset muuttuvat strategisiksi valinnoiksi.
Yritykset, jotka hallitsevat IT-kustannuksiaan, eivät vain säästä rahaa. Ne kohdentavat resurssejaan paremmin, pienentävät riskejään ennakoivasti ja rakentavat joustavampaa liiketoimintaa. Ne tietävät, milloin investoida ja milloin karsia. Ne tekevät päätökset datan perusteella, eivät toimittajan kertomuksen perusteella.
Kysymys ei ole siitä, onko sinulla varaa IT-kustannusanalyysiin. Kysymys on siitä, onko sinulla varaa olla tekemättä sitä.
Ota yhteyttä Mikeen ja katsokaa yhdessä paljonko voitte säästää yrityksenne IT-kustannuksissa.
Mike on Senior Advisor, jolla on yli kolmen vuosikymmenen kokemus tietojärjestelmähankintojen ja digitalisaatioprojektien johtamisesta Suomessa ja kansainvälisesti.
Erikoisosaamiseen kuuluvat IT-hankintakonsultointi, palveluportfolion hallinta ja laajojen projektikokonaisuuksien johtaminen, joissa tavoitteet ja vastuut määritellään tarkasti.
Mike Larsén
- IT-hankintakonsultointi
- IT-palveluiden johtaminen / projektit
- Digitalisointi
