Digihanke alkaa asiakasodotusten muutoksesta, joka kasvattaa tarvetta kehittää uusia digitaalisia palveluita ja toimintamalleja.
Digihanke voi olla painajainen yritysten etenkin PK-yrityksille, joilla ole yleensä kokemusta miten projekti johdetaan onnistuneesti maaliin. Virheinvestointeja tulee herkästi, jos erehdytään korjaamaan vääriä asioita tai muutosjohtamisessa epäonnistutaan. Digitalisuudessa on valtava potentiaali, mutta miten sen saisi hyödynnettyä fiksusti?
Missä tilanteessa digihanke kannattaa aloittaa?
Potentiaalinen digihanke piileksii esimerkiksi niissä prosessin vaiheissa, joissa tehdään paljon manuaalista työtä. Tekijän tunnistaa suurista paperipinoista ja useista samanaikaisesti auki olevista sovellusikkunoista.
Aika kuluu tiedon hakemiseen ja tietojen manuaaliseen siirtoon järjestelmästä toiseen. Sidosryhmille ja asiakkaille tällainen tilanne tarkoittaa pitkiä odotusaikoja, virheitä ja tyytymättömyyttä. Heikko työn tuottavuus on luonnollisesti yrityksen menestyksen este ja syö oleellisesti työtyytyväisyyttä. Missä on tyytymättömyyttä, on varmasti myös kehitettävää.
Selvitä digihankkeen tavoite
Potentiaalisia kehityskohteita on lukemattomia. Prosessit, jotka liittyvät esimerkiksi myyntiin, tuotantoon, tilauksiin ja toimituksiin, markkinointiin tai talouteen – kaikista löytyy aina parannettavaa. Heti alussa kannattaa päättää mikä tavoite kehittämisellä on.
Halutaanko esimerkiksi parantaa ensisijaisesti asiakaskokemusta vai onko fokus enemmän sisäisessä tuottavuudessa tai tiedolla johtamisessa?
Digitalisaation tuloksena tehokkuus, asiakastyytyväisyys ja työviihtyvyys
Digitaalisuuden ansiosta esimerkiksi tuotantokatkoja pystytään ennustamaan aiempaa paremmin, markkinointiin on saatu tehoja automaatiolla ja personoinnilla, henkilöstötyytyväisyys on saatu kasvuun ohjelmistorobottien ansiosta ja johdon päätökset perustuvat aiempaa useimmin olettamuksen sijasta tietoon. Kun asiat tehdään fiksummin, ihmiset voivat paremmin ja aikaa jää enemmän yrityksen perustehtävän toteuttamiseen.
Helppo esimerkki digitalisaation hyödyntämisestä on energiateollisuuden sähkönkulutuksen seuranta ja laskutus. Aikaisemmin energiayhtiön työntekijä kävi kerran kuukaudessa tarkastamassa sähkömittarin lukeman. Mittariluennasta laskun lähettämiseen saattoi kulua helposti viikkoja. Suomessa prosessi on nykyään automatisoitu ja kulutusta seurataan lähes reaaliaikaisesti. Mittarin lukemat siirtyvät kerran tunnissa automaattisesti energiayhtiön laskutusjärjestelmään ja laskun suuruus on heti nähtävillä asiakaspalvelijan näytöllä.
Mistä aloittaa digihanke?
Onnistuneessa digihankkeessa on tärkeää ymmärtää missä ongelmien todelliset juurisyyt konkreettisesti ovat. Nämä pitää kuvata huolellisesti. Ensimmäiseksi on kuitenkin tärkeää saada muodostettua ns. ”iso kuva”.
- Mitä ovat yrityksen ydinprosessit?
- Mitä aliprosesseja, toimintoja ja järjestelmiä niihin liittyy?
- Missä näistä on eniten tavoitteeseen vaikuttavaa manuaalista työtä?
Ison kuvan tehtävänä on helpottaa
- sisäistä keskustelua
- ongelmien tunnistamista
- ideointia
- kuljettaa ajatusta oikeaan suuntaan.
Keskustelujen edetessä ja ongelmien juurisyiden selkiytyessä, joudutaan usein pureutumaan yksityiskohtaisiinkin asioihin, mutta niihin ei kannata jumiutua liian varhaisessa vaiheessa.
Alla olevasta linkistä voit ladata digihankkeen valmistelun tarkistuslistan, jonka avulla teknologiahankkeen käynnistämisestä tulee johdonmukainen ja kokonaisuuden kattava.
Digitalisaatio joillekin vain unelma – mistä aika kehittämiseen?
90 % pk-yritysten johtajista kertoo ettei heillä ole riittävästi aikaa yrityksen liiketoiminnan ja osaamisen kehittämiseen. Arki on jatkuvaa päivittäisten ongelmien ratkaisua. Lisäksi ihmisillä on luontainen halu ripustautua olemassa oleviin toimintamalleihin ja rakenteisiin.
Ongelma on osittain paradoksaalinen, sillä kiire tulee juuri sen takia, ettei koskaan ehditä pysähtymään ja kehittämään omaa toimintaa. Ongelmiin tarttuminen saattaa vaatia usein rohkaisua ja ulkopuolista sparrausta. Maailmassa tapahtuu nyt paljon, ja siksi olisi hyvä pysähtyä hetkeksi arvioimaan tilanne, nostaa katse tulevaisuuteen ja laittaa lisää öljyä rattaisiin.
Lataa tarkistuslista
”Digitaalisen kehityshankkeen tarkistuslista: Valmistautuminen” on Profiantin menestysreseptiin perustuva tarkistuslista, jonka voitte käyttää hyödyksi digitaalista hanketta suunnitellessa. Tarkistuslistassa käydään läpi mm. hankkeen tavoitteet ja vaadittavat resurssit.
Lataa tarkistuslista oheisen lomakkeen kautta.
Kirjoittanut
Markus Winnett
SENIOR ADVISOR
- Kasvustrategiat ja myynti
- Kaupallistaminen ja tuotteistaminen
- Muutosjohtaminen
Artikkeli on osa Johtamisen totuuden hetket -blogisarjaa
Olemme Profiantilla tekemisissä johtamisen kanssa joka päivä ja näemme erilaisia kulttuureita ja käytäntöjä – johtamisen haasteet ovat meille siis tuttuja monilta toimialoilta. Kokemuksemme mukaan yrityksen ongelmat liittyvät viime kädessä johtamiseen, sen puuttumiseen tai etäisyyteen.
Julkaisemme 2022 alussa Profiantin sivuilla Johtamisen totuuden hetket -blogisarjan, jossa puhumme johtamisesta, sen haasteista, juurisyistä ja sekä seurauksista liiketoiminnalle. Voit seurata blogisarjaa myös LinkedInissä ja Facebookissa.