Digihanke ja sen menetysresepti

Missä tilanteessa digihanke kannattaa aloittaa?

Potentiaalinen digihanke piileksii esimerkiksi niissä prosessin vaiheissa, joissa tehdään paljon manuaalista työtä. Tekijän tunnistaa suurista paperipinoista ja useista samanaikaisesti auki olevista sovellusikkunoista. 

Aika kuluu tiedon hakemiseen ja tietojen manuaaliseen siirtoon järjestelmästä toiseen. Sidosryhmille ja asiakkaille tällainen tilanne tarkoittaa pitkiä odotusaikoja, virheitä ja tyytymättömyyttä. Heikko työn tuottavuus on luonnollisesti yrityksen menestyksen este ja syö oleellisesti työtyytyväisyyttä. Missä on tyytymättömyyttä, on varmasti myös kehitettävää.

Selvitä digihankkeen tavoite

Potentiaalisia kehityskohteita on lukemattomia. Prosessit, jotka liittyvät esimerkiksi myyntiin, tuotantoon, tilauksiin ja toimituksiin, markkinointiin tai talouteen – kaikista löytyy aina parannettavaa. Heti alussa kannattaa päättää mikä tavoite kehittämisellä on. 

Halutaanko esimerkiksi parantaa ensisijaisesti asiakaskokemusta vai onko fokus enemmän sisäisessä tuottavuudessa tai tiedolla johtamisessa?

Digitalisaation tuloksena tehokkuus, asiakastyytyväisyys ja työviihtyvyys

Digitaalisuuden ansiosta esimerkiksi tuotantokatkoja pystytään ennustamaan aiempaa paremmin, markkinointiin on saatu tehoja automaatiolla ja personoinnilla, henkilöstötyytyväisyys on saatu kasvuun ohjelmistorobottien ansiosta ja johdon päätökset perustuvat aiempaa useimmin olettamuksen sijasta tietoon. Kun asiat tehdään fiksummin, ihmiset voivat paremmin ja aikaa jää enemmän yrityksen perustehtävän toteuttamiseen.

Helppo esimerkki digitalisaation hyödyntämisestä on energiateollisuuden sähkönkulutuksen seuranta ja laskutus. Aikaisemmin energiayhtiön työntekijä kävi kerran kuukaudessa tarkastamassa sähkömittarin lukeman. Mittariluennasta laskun lähettämiseen saattoi kulua helposti viikkoja. Suomessa prosessi on nykyään automatisoitu ja kulutusta seurataan lähes reaaliaikaisesti. Mittarin lukemat siirtyvät kerran tunnissa automaattisesti energiayhtiön laskutusjärjestelmään ja laskun suuruus on heti nähtävillä asiakaspalvelijan näytöllä.

Mistä aloittaa digihanke?

Onnistuneessa digihankkeessa on tärkeää ymmärtää missä ongelmien todelliset juurisyyt konkreettisesti ovat. Nämä pitää kuvata  huolellisesti. Ensimmäiseksi on kuitenkin tärkeää saada muodostettua ns. ”iso kuva”. 

• Mitä ovat yrityksen ydinprosessit?
• Mitä aliprosesseja, toimintoja ja järjestelmiä niihin liittyy?
• Missä näistä on eniten tavoitteeseen vaikuttavaa manuaalista työtä?

Ison kuvan tehtävänä on helpottaa

• sisäistä keskustelua
• ongelmien tunnistamista
• ideointia
• kuljettaa ajatusta oikeaan suuntaan.

Keskustelujen edetessä ja ongelmien juurisyiden selkiytyessä, joudutaan usein pureutumaan yksityiskohtaisiinkin asioihin, mutta niihin ei kannata jumiutua liian varhaisessa vaiheessa.

Alla olevasta linkistä voit ladata digihankkeen valmistelun tarkistuslistan, jonka avulla teknologiahankkeen käynnistämisestä tulee johdonmukainen ja kokonaisuuden kattava.

Lataa digihankkeen tarkistuslista

Digitalisaatio joillekin vain unelma – mistä aika kehittämiseen?

90 % pk-yritysten johtajista kertoo ettei heillä ole riittävästi aikaa yrityksen liiketoiminnan ja osaamisen kehittämiseen. Arki on jatkuvaa päivittäisten ongelmien ratkaisua. Lisäksi ihmisillä on luontainen halu ripustautua olemassa oleviin toimintamalleihin ja rakenteisiin. 

Ongelma on osittain paradoksaalinen, sillä kiire tulee juuri sen takia, ettei koskaan ehditä pysähtymään ja kehittämään omaa toimintaa. Ongelmiin tarttuminen saattaa vaatia usein rohkaisua ja ulkopuolista sparrausta. Maailmassa tapahtuu nyt paljon, ja siksi olisi hyvä pysähtyä hetkeksi arvioimaan tilanne, nostaa katse tulevaisuuteen ja laittaa lisää öljyä rattaisiin.