ERP-projekti, josta keltainen lehdistö ei kirjoita

02.05.2023

Myynnin kasvu ja toimiva asiakkuudenhallinta edellyttävät, että yrityksen taustajärjestelmät ovat ajan tasalla ja kunnossa. Tämä osa-alue kuuluu tavalla tai toisella jokaiseen asiakkuudenhallintaprojektiin, joita Profiant tekee. Hyvin usein olemme tekemisissä CRM-järjestelmien kanssa, mutta toisinaan tarvitaan yrityksen tärkeimmän järjestelmän, eli ERP:in vaihtoa. Pääsimme toteuttamaan tällaisen projektin yhteistyössä pitkäaikaisen asiakkaamme, FootBalance Systemsin kanssa. ERP-projekti onnistui hyvin ja pystyttiin kesäkuussa 2022 sovituissa kustannuksissa, aikataulussa ja lopputuotoksissa (=Cost, Schedule and Performance).

Ratkaisevassa roolissa oli FootBalancen ammattitaitoinen ERP-tiimi.

Mitä projektissa tehtiin ja mitä opittiin?

ERP-projekti kansainvälisen kasvun mahdollistajana

FootBalancen liiketoiminnan ylimpänä tavoitteena on mahdollistaa yrityksen kasvu kansainvälisillä markkinoilla ja parantaa loppukäyttäjäkokemusta. Tähän tarvitaan ERP-toimittaja, joka tukee vahvasti tätä tavoitetta.

Pidä liiketoiminnan tavoitteet riittävän lyhyinä, yksikertaisina ja helposti ymmärrettävinä.

Tarjouspyyntöjen sisältö

Ensin pyydettiin tarjoukset, joissa tuli olla kiinteä hinta määrittelyille, jotka toimittaja saisi tehdä itselleen sopivimmalla tavalla. Lisäksi pyydettiin esittämään ERP-projekti, sen toteuttaminen ja arvioitu kokonaiskustannus. Tarjouspyynnössä ei edellytetty muuta kuin perustoiminnallisuudet ja välttämättömät integraatiot. Toimittaja sai itse käydä läpi substanssiosaajien kanssa haluamallaan tavalla tarvittavat prosessit ja integraatioiden sisällöt toteutusta varten.

Tämän työn pohjalta toimittajan tuli dokumentoida, millaiset prosessit toteutetaan ja missä tarvitaan asiakaskohtaista toteutusta.

Älä yritä yli- tai alimäärittää itse, vaan anna toimittajalle tilaa valita itselleen sopivin tapa. Aseta vain reunaehdot.

Hinnoitteluvaatimukset

Määrittelyjen jälkeen toimittajan tuli asettaa kiinteä hinta ERP-toteutukselle.

On täysin mahdollista antaa toimittajalle vapaat kädet määrittelyille, kunhan pidetään mielessä vähimmäisvaatimukset ja tiedostetaan, että projekti tulee esittää kiinteähintaisena toteutuksena. Lisäksi tulee esittää olettamukset ja edellytykset, joilla projektin kustannus pitää.

ERP-projekti ja sen seuranta

Viikkotason seuranta on välttämätöntä, niin sisäisesti kuin toimittajan kanssa.

Pidä viikkopalaverit ensin sisäisesti ja heti perään toimittajan kanssa. Fokus pysyy myös detaljien suhteen koko ajan.

Johdon sitoutuminen projektiin

Johdon sitoutumisesta on puhuttu FootBalancella pitkään ja sen takia toimitusjohtaja ja myös talousjohtaja olivat lähes joka kerta mukana viikkopalavereissa.

Vain osallistumalla ja aidosti kiinnostumalla johto voi osoittaa olevansa sitoutunut projektiin. Raporttien lukeminen ja käsien heiluttelu nurkkahuoneessa ei riitä (vaikkakin viikkoraportit ovat välttämättömyys).

Ohjausryhmän rooli ja tehtävät

Ohjausryhmän palaverit kerran kuukaudessa ovat pakollisia ja niissä ei pitäisi keskustella muusta kuin projektin edistymisestä, kustannusten pitävyydestä ja seuraavista vaiheista.

Valmistaudu, valmistaudu ja valmistaudu etukäteen…ei palaverin aikana tai viime tingassa.

Käyttäjätestaus (UAT)

UAT-vaiheen tärkeyttä ei voi väheksyä. Se on yksi tärkeimmistä vaiheista ja sillä saatetaan myös tuotantoon siirtyminen mahdollisimman helpoksi ja varmistetaan, että kaikki toimii.

Jokaisen tiimin jäsenen tulee saada kertoa mitä on tehnyt viimeisen viikon aikana sekä kertoa huolensa ja muut asiat avoimesti. Tämä ei kuitenkaan koske vain UAT-vaihetta, vaan koko projektia sen kestäessä. Projektipäällikön tehtävä on huolehtia, että kaikki saavat vastaukset ja ratkaisut huoliinsa muutaman päivän sisällä niiden esittämisestä.

Projektiryhmän henki ja fiilis

Tärkein asia projektissa on projektin henki, eli millaisella fiiliksellä projektitiimi on miten vahvasti he uskovat onnistumiseen. Tässä projektissa kysyttiin joka viikko fiilistä kaikilta osallistujilta. Keskiarvoksi saimme 4,4 (asteikolla 1-5), Heikoimmillaan se oli 3,71 juuri UAT-vaiheen lopussa. Parhaimmillaan se oli 5, joka tapahtui vain kolme päivää tuotantoon siirtymisen jälkeen.

Jos haluat sparrausta tai toteuttaa onnistuneen ERP-, CRM- tai muun IT-projektin, niin autamme mielellämme.

Profiant - Profiantit - Mike Larsén

Kirjoittanut

Mike Larsén

Profiant Oy

040 569 8474

mike.larsen@profiant.net

LinkedIn

Mikellä on pitkä kokemus IT-kilpailutuksesta ja projektien johtamisesta sekä Suomesta, että ulkomailta.

Tarvitsetko apua järjestelmähankkeessasi?

Jätä yhteydenottopyyntö alta tai katso kasvukonseptin vaiheet täältä.

14 + 10 =