On ollut todella mielenkiintoista seurata ammattiorganisaatioiden ja koululaisten etätyöskentelyä viimeiset kaksi viikkoa. Uskaltaisin sanoa, että organisaatioilla taitaa olla koululaisten etätyöskentelystä nyt opittavaa niin hyvässä kuin pahassakin. Etätyön johtaminen on haastavaa monille.
Perinteisesti itseohjautuvaa etätyötä on pidetty yksilön kannalta tehokkaampana kuin ns. lähityötä oman tiimin kanssa. Ymmärrettävästi silloin on mahdollista keskittyä omaan työhön kunnolla ilman jatkuvia keskeytyksiä. Samassa taloudessa parin nuoren etäopiskelu ja omat etätyöt samaan aikaan ovatkin jo toinen juttu.
Itseohjautuva etätyöskentely voi herkästi viedä kehitystä organisaation edun kannalta väärään suuntaan. Pahimmillaan se mahdollistaa työn osaoptimoinnin, tekemisen vain omalla mukavuusalueella, hankalien asioiden siirtämisen toisten huoleksi, toisen vastuiden yli menemisen ja epäluottamuksen syntymisen.
Näistä syistä etätyön johtaminen on haaste monelle esimiehelle. Ainoa vastalääke ei välttämättä ole esimiehen tekemä perinteinen työnohjaus, vaikka tätäkin on uskallettava tehdä tarvittaessa aktiivisestikin.
Etätyöskentelyn rytmi ja toimintamalli uusiksi
Tehokas etätyöskentely tulisi olla ensisijaisesti yhteisöllistä, luovaa ja nopearytmistä tiimityöskentelyä. Siinä yksilötyöskentely ja nopeat virtuaaliset kokoukset vaihtelevat
- asiakaspalvelutehtävien toteutuksessa
- sovitun teeman testaamisessa tai
- havaitun ongelman jalostamisessa
Virtuaalista työskentelyä voidaan kehittää jopa niin, että tiimi ratkoo asiakkaan monitahoista ongelmaa ja kirjoitetaan samaan dokumenttiin useamman henkilön voimin. Esimies on aktiivisesti läsnä tässä työskentelyssä.
Jotta tämä onnistuu, osallistujilla on oltava
- yhdessä sovittu tavoite
- päivärytmi ja työskentelymalli
- riittävästi itsenäistä työaikaa valmistella pikakokousten välillä sovittuja asiakasratkaisuja tai kehittämistehtäviä
- sovittu menettelytapa kutsua mukaan asiakkaita tai muita osallistujia silloin kun tarve on
Tätä työskentelyä kutsuisin yhteisöohjautuvaksi (ei siis itseohjautuvaksi) virtuaaliseksi tiimityöskentelyksi. Työtapa sujuvoittaa asiakkaan ongelmanratkaisua sekä edistää nopeaa toisilta oppimista ja ketterää oman toiminnan kehittämistä. Uuden ideointi perustuu jatkuvaan toisten kokemuksesta oppimiseen ja sen aktiiviseen testaamiseen. Uskallan väittää, että tällä työskentelymallilla voidaan nelinkertaistaa tuottavuus niin sisällöllisesti kuin ajallisestikin ja samalla ollaan liekeissä innostuksesta.
Etätyön johtaminen: Vinkkejä yhteisöohjautuvaan etätyöhön
- Poterosta pois ja etenemissuunta kaikille selväksi. Erityisesti poikkeusoloissa ihmiset kaipaavat näkemyksellistä johtamista ja vahvaa työyhteisön tukea.
- Kaikki aktiivisesti mukaan. Varmista virtuaalisen työskentelyn infran toimivuus henkilöstölläsi.
- Tue ja valmenna tiimisi sosiaalisen vuorovaikutuksen sujuvuutta ja tuottavuutta eri keinoin. Tässä ehdottoman tärkeää on, että videot pidetään päällä joka tilanteessa.
- Virtuaalisen työskentelyn ohjelmat ja mallit yhteiseen oppiin ja käyttöön, oppikaa yhdessä myös asiakkaiden kanssa. Todennäköisesti tässä tapahtuu valtava innovaatioharppaus seuraavien kuukausien aikana.
- Miettikää tiimeittäin yhdistetyt etä- ja lähityöskentelymallit uusiksi.
- Muuta viikkotason johtamisrytmi päivärytmiksi. Jokainen päivä on yksi tavoitteellinen suoritus, jonka tiimin jäsenet yhdessä suunnittelevat ja toteuttavat tuellasi.
- Vakiinnuta 10 – 20 minuutin pituiset, päivittäiset pikapalaverit, joihin kaikki osallistuvat. Luokaa yhdessä tilannekuva, missä mennään, mitä tänään halutaan saavuttaa ja miten tekeminen organisoidaan. Viesti selkeästi, mitkä ovat asiakkaille ja omalle organisaatiolle tärkeitä tehtäviä ja kriittisimpiä tavoitteita juuri nyt yhteisen menestyksen kannalta.
- Kokeile ja korjaa. Mestaruus tulee harjoittelemalla.
- Ole läsnä, sparraa myös henkilökohtaisesti ja näytä esimerkkiä.
- Opi ahneesti lisää uusista virtuaalisista työskentelymalleista, nyt niitä löytää joka tuutista.
Me Profiantilla autamme myös virtuaalisen työskentelyn ja asiakaspalvelun sujuvoittamisessa. Ole rohkeasti yhteydessä ja varaa itsellesi maksuton sparrausaika.