Profiant - Profiant Oy - Logo

Valmentava johtaminen luo perustan tehokkaalle ajanhallinnalle

13.11.2023

Valmentava johtaminen tarjoaa tehokkuutta ja tasapainoa työelämään. Onnistunut toteuttaminen rakentaa yhteistyöhön perustuvaa kulttuuria, jossa priorisointi ja delegointi ovat luonteva osa päivittäistä johtamista. Työtehtävien ja projektien merkityksen ymmärtäminen, sekä niiden tarkka arviointi tiimin kanssa on ensiaskel kohti selkeämpää ja tehokkaampaa työskentelyä.

Priorisointi on ensimmäinen askel kohti tehokasta johtamista

Valmentava johtaminen voidaan aloittaa määrittelemällä tiimin kanssa tehtävien ja projektien tärkeysjärjestys. Henkilöstölle kasaantuu usein jatkuvasti uusia tehtäviä, mikä voi johtaa kestokyvyn ylittymiseen. Tässä tilanteessa pitää jotakin lopettaa tai siirtää myöhemmäksi, ennenkuin aloitetaan uutta.

Hyvä keino on pyytää tiimin jäseniä laatimaan lista lopetettavista tehtävistä. Tiimin vetäjän olisi syytä aloittaa omasta listastaan. Tämä on yllättävän hankalaa, sillä ihmiset tottuvat nopeasti omiin rutiineihinsa.
Monet ihmiset kokevat kaikki työtehtävänsä niin tärkeiksi, että niistä on vaikea luopua. Tämän helpottamiseksi ne kannattaa luokitella seuraavasti:

  1. Myynti- ja asiakastyöhön liittyvät tehtävät, jotka ovat ratkaisevia myynti- tai kenttäorganisaation menestykselle ja joilla on suuri vaikutus kassavirtaan.
  2. Liiketoimintaa ja myyntiä tukevat tehtävät, jotka ovat välttämättömiä mutta eivät ole ratkaisevia yksittäisen asiakasprojektin onnistumiselle.
  3. Hallinnolliset tehtävät, jotka eivät ole suoraan kytköksissä asiakkaisiin.

Jos suurin osa tiimin päivittäisestä työstä keskittyy kategorioihin 3 ja 2, on helpompaa laatia lista tehtävistä, jotka voidaan lopettaa.

Delegointi keventää johtajan taakkaa

Delegointi on toinen keskeinen elementti tehokkaassa johtamisessa. Se ei tarkoita pelkästään tehtävien siirtämistä muille, vaan myös vastuun jakamista. Laadukkaan delegoinnin perusta on vahva luottamus ihmisiin joka myös näkyy arjessa. Johtajan on oltava valmis hyväksymään että epäonnistumiset ovat osa oppimisprosessia. Riskejä voidaan pienentää määrittelemällä tehtävät ja vastuut selkeästi. (Lue tästä Forbesin artikkeli johtamisesta paineessa).

Budjetin seuranta voidaan esimerkiksi siirtää talousosastolle ja markkinointi saa ottaa itsenäisen vastuun asiakasviestinnästä. Hyvin viritetty asiakastiimi kykenee hoitamaan itsenäisesti monimutkaisia asiakkuuteen liittyviä kokonaisuuksia. On tärkeää seurata delegoitujen tehtävien edistymistä ja antaa rakentavaa palautetta, jotta tiimi voi jatkuvasti kehittyä.

Valmentava johtaminen edistää tiimin vastuunottoa

Valmentava johtaminen on tehokas tapa lisätä tiimin vastuunottoa ja itseohjautuvuutta. Johtaja ei ole tässä mallissa pelkkä ohjeiden antaja, vaan hän haastaa ja tukee tiimin jäseniä ratkaisemaan itsenäisesti erilaisia tilanteita ja ongelmia.

Hyvä käytäntö on pitää viikkopalaveri, jossa keskustellaan avoimesti tehtävistä, tavoitteista ja haasteista. Se tarjoaa mahdollisuuden antaa palautetta ja keskustella tiimin kesken vastuun jakamisesta. Tämä vähentää johtajan kuormitusta ja lisää sitoutumista. (lue tästä lisää toimintakulttuurista ja palaverikäytännöistä)

Valmentava johtaminen: ajan merkitys, kuvassa apple watch

Ajanhallinta ja jatkuva osaamisen kehittäminen

Ajanhallinta on vaikea laji, mutta yhteisten kalenterien ja tehtävälistojen käyttö voi olla suureksi avuksi. On hyvä varata kalenterista aikaa myös tehtäville, ei pelkästään palavereille. Näin tärkeimmät asiat tulevat tehdyksi hyvissä ajoin, eli kiire vähenee ja laatu paranee. Saatavilla on valtavasti ajanhallinnan työkaluja, joista jokainen varmasti löytää itselleen sopivan.

Tiimin osaamista on syytä kehittää säännöllisesti. Yritysmaailmassa harvemmin käytetty tapa on työnohjaus, joka tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden tarkastella omaa työtään ja työskentelytapojaan ulkopuolisen ohjaajan avulla. Prosessin aikana työntekijät voivat reflektoida omaa toimintaansa, oppia uusia työskentelytapoja ja kehittää ammatillista osaamistaan. Työnohjaus ja valmentava johtaminen tukevat hyvin toisiaan.

Uusita teknologioista on myös pysyttävä ajan tasalla. Tekoäly voi auttaa esimerkiksi asiakaspalvelussa ja asiakastapaamisten valmistelussa. Chatbotit voivat hoitaa yksinkertaiset kyselyt, mikä vapauttaa henkilöresursseja monimutkaisempiin tehtäviin. Tekoäly voi myös auttaa datan analysoinnissa, jolloin voidaan tunnistaa asiakaskäyttäytymisen trendejä ja tehdä tarkempia ennusteita.

Asiakkuuksien hoitaminen kiireisessä arjessa

Kiireiset tilanteet voivat vaikuttaa negatiivisesti asiakkuuksien hoitoon. Kun aikaa on vähän, palvelun laatu saattaa kärsiä. Tässä yhteydessä asiakasluokittelu tarjoaa jälleen puitteet ajankäytön ja resurssien priorisoinnille. Avainasiakkaita hoidetaan määritellyn mallin mukaan. Muita asiakkaita hoidetaan laadukkaasti esimerkiksi digitaalisilla palveluilla, verkkokaupan tai call centerin avulla.

Miksi valmentava johtaminen?

1. Priorisointi ja tehtävien järjestely selkeyttävät työnkulkuja ja vähentävät päällekkäisyyksiä, jolloin tiimin valmentamiseen jää enemmän aikaa.

2. Delegointi ja tiimin itsenäinen toiminta antavat mahdollisuuden keskittyä enemmän asiakassuhteiden hoitoon ja liiketoiminnan kehittämiseen.

3. Tiimin tehokkuus ja sitoutuminen paranevat, mikä johtaa parempiin tuloksiin ja vähentää stressiä.

Tarvitsetko valmennusapua?

Jätä yhteydenottopyyntö alta tai varaa lyhyt etäpalaveri Esan kanssa tästä.

12 + 2 =